Домашние неурядицы погубили не меньше предпринимателей, чем неудачи профессиональные. Очень важна поддержка семьи — родственники должны понимать, что ваше время стало очень дорогим.
Если вы стали предпринимателем, то все ваши действия будут сказываться на взаимоотношениях в семье. Чем значительнее будут суммы оборота и кредитов, тем больше времени вам придется проводить на работе. Сверхурочные часы вы будете находить за счет часов, которые прежде вы проводили с семьей или отдавали увлечениям.
Взаимопонимание между супругами исключительно важно, тем более, что многие небольшие предприятия могут эффективно управляться семейной командой. В финансовых вопросах женщины менее доверчивы и более подозрительны, надежнее в сохранении денег, чем мужчины. Если вы не найдете поддержки в семье, то в конечном итоге это скажется на результатах вашей работы.
Весьма поучителен арабский анекдот, который мне рассказали в Сирии. Один мелкий торговец все дни проводил в лавке, а вечерами корпел над документами дома до поздней ночи, не уделяя внимания жене.
В конце концов, жена, каждый вечер слышавшая скрип кровати у соседей за стеной, обратила внимание мужа на эти звуки и упрекнула его в невнимании к ней.
Что сделал торговец? Он встретился с соседом — простым рабочим и предложил ему…. кредит на открытие собственного дела.
Тот взял деньги, начал свою торговлю и…. вечерние звуки за стеной прекратились. Но это не вся история.
Прошло какое-то время, сосед вернул кредит и обругал кредитора, сказав, что тот ему испортил семейную жизнь, втянув в бизнес, а теперь он бросил бизнес и снова будет счастлив.
Остерегайтесь родственников и друзей
Как это ни парадоксально, но особенно тяжело вести бизнес с родственниками и друзьями. Многие люди психологически не готовы к предпринимательскому риску, к потерям и неуверенности в завтрашнем дне. Поэтому часто распадаются группы, начинавшие дело, а если это была группа родственников или друзей, то разрушаются и отношения.
Для большинства предпринимателей партнерство — самый неприятный вариант организации бизнеса. Вместо того чтобы принимать решения самостоятельно, как единственный полноправный хозяин, вы будете вынуждены получать согласие ваших партнеров. Но самые серьезные сложности — в распределении долгов, в степени ответственности и платежеспособности партнеров.
Нередко предприниматели доверяют только принятым на работу или в партнеры родственникам и знакомым, которые далеко не всегда достаточно квалифицированны. А порой ни сами руководители, ни их друзья-родственники не только не растут интеллектуально, но и не подходят к компьютеру, не умея даже просмотреть электронную почту, если она вообще есть. А ведь в настоящее время ни один серьезный руководитель не позволяет себе отставать в компьютерной грамотности от персонала.
В бизнесе важны наличие системы и формализованные процессы. А при неформально-дружеских отношениях систему управления выстроить невозможно — отсюда и проблемы многих фирм.
Не может быть дружбы между начальниками и подчиненными — это закон человеческого общения, и его нельзя игнорировать. Друг-начальник — уже не друг.
Принимайте на работу родственников и друзей ваших служащих, но не принимайте своих друзей и родственников — они могут рассчитывать на привилегии, а это — конец дружбе или бизнесу. Приятель-подчиненный — и не приятель, и не подчиненный. Друг-хозяин может стать более агрессивным боссом, чем нужно для дела.
Не берите на работу или в партнеры того, кому вы симпатизируете по-человечески. Его намного труднее заставить делать работу как следует и труднее выгнать.
Вот еще один аспект, осложняющий жизнь предпринимателя (Кэссон Г. Н. Как делать и сохранять деньги. 12 правил):
“Удивительно, но факт, что, одалживая деньги порядочному человеку, чаще всего портишь с ним отношения. Кредиторов не любят. Как только вы дали другу взаймы, вы перестаете быть “своим парнем” и становитесь безжалостным ростовщиком. Долги всегда угнетают человека, и он обвиняет вас в том, что вы взвалили эту ношу на его плечи. Именно это происходит в сознании большинства должников.
Вы делаете человеку зло, давая ему взаймы только потому, что он об этом просит. Вы ослабляете его уверенность в собственных силах и его уважение к самому себе.
Человек, который обращается за деньгами, скорее всего, не заслуживает того, чтобы ему давали взаймы. А тот, кто заслуживает, не обращается. Нужно давать только тем, кто сам делает для себя все возможное.
В мире столько плутов, бедных родственников и попрошаек, что человек с деньгами должен держаться как крепость. Даже самые близкие друзья, даже они не жалеют сил на изобретение способов перемещения денег из ваших в их карманы.
Ничто так не обнаруживает дурных сторон человеческой натуры, как споры из-за денег”.
Управление — творческий процесс
Три вида средств задействованы в бизнесе — люди, материально-техническая база и деньги. Менеджмент (управление) осуществляется людьми, которые оценивают информацию, принимают решения и эффективно используют деньги и материалы. Поэтому люди, составляющие предприятие, являются важнейшими элементами и объектами менеджмента и наиболее ценным “средством” в любом бизнесе.
В большинстве форм бизнеса, пока один человек выполняет все операции или функции, нет необходимости в организации и коммуникациях. Когда нагрузка возрастает, приходится нанимать одного помощника за другим. Так как работа распределяется между сотрудниками, взаимные коммуникации и качество исполнения становятся все более важными. Чем больше растет количество персонала, тем больше дробится работа, а это требует разделения и распределения функций и организации управления.
Предприятие — это совокупность сотрудников. Если клиенты вспоминают о предприятии, то именно своих конкретных собеседников. На предприятие приходит не абстрактная “рабочая сила”, а конкретный человек со всеми присущими ему качествами, особенностями и недостатками.
Некоторые предприниматели думают, что судьба предприятия и его сотрудников зависит от их решений. На деле все наоборот — рентабельность деятельности предпринимателей зависит от работы сотрудников и от клиентов. Предприниматели не должны забывать о том, что они существуют благодаря клиентам, а также потому, что сотрудники готовы работать в тесном контакте с ними. На Западе тоже принято говорить, что “рыба портится с головы” или “узкое место у бутылки сверху”. И на западных предприятиях начальство нередко любит окружать себя покорными слугами, передающими лишь желательную информацию.
Квалификация управляющего становится решающим фактором существования предприятия — без нее люди, деньги и материалы не могут быть применены с наибольшей эффективностью. Многие решения имеют интуитивный характер. Высокопрофессиональные руководители, овладевшие современными методами управления, порой уступают специалистам, имеющим “рыночное чутье”. Рентабельность — это не финансовое понятие, а интеллектуальная установка и образ мышления человека.
Управление представляет собой одну из форм предпринимательской деятельности, это не административные действия, это — творческая деятельность. Оно должно активно создавать необходимые для работы предприятия условия, а не пассивно реагировать на изменения, происходящие на рынке. Правильные решения можно выработать только в том случае, если анализировать деятельность предприятия с позиций потребителя и рынка.
Предприниматель, руководящий своим бизнесом, должен быть не только хорошо образованным человеком, но и крепким по характеру, активным бойцом и не бояться столкновений с конкурентами, с чиновниками, со своими сотрудниками.
Важнейшая функция управления — создавать условия, необходимые для успешной деятельности предприятия, вовсе не максимализация прибыли, а устранение влияния рисков. Деятельность предприятия должна приносить такую прибыль, которая позволяла бы аккумулировать достаточно средств для обеспечения возможности смягчать или устранять влияние возможных рисков в будущем.
Функции руководителя предприятия
Основные функции руководителя предприятия любой юридической формы, будь он владельцем предприятия или наемным служащим, изложены ниже (примерная должностная инструкция).
Руководитель предприятия в своей деятельности руководствуется действующим законодательством и настоящей инструкцией.
Руководитель предприятия несет ответственность перед предприятием, в том числе материальную, за ущерб (убытки), причиненный предприятию его действиями (бездействием), связанными с ненадлежащим исполнением служебных обязанностей. При определении оснований и размера ответственности должны быть приняты во внимание обычные условия делового оборота и иные обстоятельства, имеющие значение для дела.
Руководитель предприятия имеет право:
• действовать от имени предприятия и представлять его интересы в отечественных и иностранных предприятиях, организациях, учреждениях, включая судебные;
• распоряжаться имуществом и денежными средствами предприятия для достижения целей, предусмотренных уставом и планами предприятия;
• подписывать, в качестве первого распорядителя кредитов, все финансовые документы, открывать в банке расчетные и другие счета, заключать от имени предприятия сделки, выдавать доверенности;
• привлекать на договорных началах и использовать финансовые средства, объекты интеллектуальной собственности, имущество и отдельные имущественные права граждан и юридических лиц;
• оспаривать в суде в установленном законом порядке действия граждан, юридических лиц, органов государственного управления, предъявлять от имени предприятия претензии и иски к юридическим и физическим лицам;
• утверждать структуру, штатное расписание предприятия и систему оплаты труда, заключать и расторгать трудовые договоры (контракты) с работниками в соответствии с законодательством о труде, применять к ним предусмотренные законом меры дисциплинарного и экономического воздействия;
• назначать и увольнять сотрудников, распределять обязанности между ними, определять их полномочия.
Руководитель предприятия обязан:
• обеспечивать соблюдение действующего законодательства в деятельности предприятия, активное использование правовых средств для совершенствования управления, укрепления договорной дисциплины, финансового положения предприятия;
• обеспечивать выполнение лицензионных, сертификационных и экологических требований для гарантирования непрерывности деятельности предприятия;
• обеспечивать достоверность бухгалтерского учета в предприятии, своевременное представление отчетности в соответствующие органы;
• обеспечивать своевременное выполнение всех обязанностей предприятия перед государством, установленных законодательством;
• представлять документы о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по требованию ревизионной комиссии и аудитора предприятия, а также уполномоченных контрольных органов;
• обеспечить обязательное проведение юридической экспертизы договоров, заключаемых предприятием с юридическими и физическими лицами;
• разрабатывать и реализовывать кадровую политику предприятия, принимать меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, по надлежащему использованию потенциала знаний и опыта работников, по повышению уровня их квалификации, по повышению уровня социально-бытового положения работников предприятия и усилению их социальной защищенности;
• обеспечивать выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, действующих на предприятии инструкций и правил, а также условий трудовых договоров; в случае совершения работниками предприятия дисциплинарных и иных проступков привлекать их к ответственности в установленном порядке;
• обеспечивать участие представителей администрации в переговорах с представителями работников предприятия по разработке, заключению или изменению коллективного договора; обеспечивать выполнение обязательств предприятия по коллективному договору;
• обеспечивать соблюдение нормативных требований по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности на предприятии;
• определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, определять порядок ее защиты, обеспечивать ее сохранение; при заключении трудовых договоров с работниками предприятия устанавливать для каждого работника состав и объем сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну предприятия;
• отслеживать с привлечением специалистов ситуацию на рынках сбыта, изучать тактику, стратегию, экономическое положение и тенденции развития конкурирующих компаний;
• анализировать с привлечением специалистов рынок аналогичных товаров, определять потенциал рынка, разрабатывать методы продвижения товаров предприятия;
• осуществлять необходимые деловые, политические, имиджевые контакты с деловыми кругами и административными учреждениями;
• повышать собственную квалификацию;
• обеспечивать, при необходимости, наличие мобилизационных мощностей и выполнение требований по гражданской обороне;
• исполнять функции финансового директора при отсутствии такой должности в штате.
Оперативные функции руководителя предприятия:
• организация разработки, корректировка и контроль эффективности функциональной структуры предприятия;
• подбор и расстановка управленческих кадров;
• организация разработки, корректировка и контроль эффективности кадровой политики и системы оплаты труда;
• организация разработки, корректировка и контроль эффективности финансовой политики;
• организация разработки, корректировка и контроль эффективности торговой, сервисной и гарантийной политики;
• организация разработки, корректировка и контроль эффективности планов паблик рилейшнз и рекламы;
• организация разработки и контроль эффективности планов внедрения инжиниринговых, логистических и других методов совершенствования организации бизнес-процессов;
• организация внедрения современных компьютерных технологий в управленческую и производственную деятельность;
• организация эффективного планирования деятельности предприятия, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе;
• утверждение и контроль бюджетов всех подразделений;
• организация разработки и корректировка должностных инструкций для персонала; оценка деятельности управленческого персонала;
• выработка стратегических и тактических решений на основе изучения аналитических материалов и финансовых отчетов подразделений;
• организация разработки и контроль исполнения планов повышения рентабельности;
• организация разработки и контроль исполнения программ развития предприятия;
• решение вопросов кредитования крупных клиентов;
• организация разработки и контроль исполнения мер по технике безопасности и экологическому контролю, контроль их исполнения;
• утверждение должностных и нормативно-технических инструкций, инструкций по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и т. п.;
• контроль степени удовлетворения клиентов;
• стимулирование руководителей подразделений для принятия мер по ликвидации непродуктивных затрат времени, непроизводительных расходов, по совершенствованию бизнес-операций;
• контроль материалов для публикаций;
• собеседования с желающими поступить на работу;
• контроль повышения квалификации персонала;
• обеспечение продвижения по службе квалифицированных и достойных служащих;
• участие в деятельности общественных организаций, в которых предприятие является членом;
• координация крупных торговых и рекламных мероприятий;
• посещение выставок, конференций и т. п. мероприятий для информированности о развитии рыночной ситуации и изменениях в регулировании предпринимательства;
• ознакомление персонала с изменениями в политике, операциях и задачах предприятия в целях поддержания уровня информированности персонала, увеличения его заинтересованности в политике и планах предприятия и покупке акций предприятия;
• другие функции, необходимые для достижения целей деятельности предприятия и обеспечения его нормальной работы.
Организация выполнения решений
Организовать выполнение решения — значит добиться его практического осуществления, предвидя возможные трудности и препятствия, своевременно устраняя их без угрозы для сроков достижения цели.
Одним из условий успешного практического осуществления планов является предварительное выяснение следующих вопросов.
Каковы конкретные задачи и кто будет исполнителем каждой?
Кто будет направлять, координировать и контролировать решение конкретных задач?
Как будет организовано — при необходимости — взаимодействие или согласование с другими подразделениями предприятия или с другими фирмами?
Каковы промежуточные цели и контрольные сроки их достижения?
Каков предельный срок достижения цели? Каковы возможные последствия неудачи?
При распределении конкретных задач среди работников сервисного подразделения следует исходить из обязанностей должностных лиц.
Передача прав и обязанностей
Передача прав и обязанностей, как правило, выходящих за рамки повседневной деятельности, — управленческая задача, решать которую гораздо сложнее, нежели просто давать указания по работе. Дело в том, что такая передача должна не только разгрузить руководителя, но и дать другой важный эффект, касающийся порученца, — самоутверждение и повышение самооценки. С этим связаны следующие соображения.
Исполнители, которые знают, не только что они делают, но и ради чего, почти всегда лучше справляются с поставленной задачей, поскольку чувствуют себя лично ответственными, особенно если при этом получают большую самостоятельность в работе.
Для этого им должна быть обеспечена свобода действий, т. е. предоставлены права и полномочия, необходимые и достаточные для выполнения задачи.
Исполнители, которым поручения даются именно в такой форме, как правило, отличаются исключительной преданностью фирме, старанием и явно выраженным, сознательным стремлением к высокому качеству работы.
Целенаправленно передавая подчиненным определенные обязанности и соответствующие права, можно высвободить собственное время.
Поручения должны касаться не только трудных и неприятных дел. Пусть ваши подчиненные иногда делают за вас то, чем вы и сами занимаетесь с удовольствием.
Выбирая порученца, учитывайте не только способности, но и предрасположенность, интерес к определенным видам деятельности.
Новичков и молодых работников нужно постепенно приучать к принятию на себя функций и ответственности, делегированных руководителем. Поэтому начинать следует с небольших поручений.
В доверительной форме обсудите с вашим порученцем ожидаемый от его работы результат или ее цель, чтобы у него появилось ощущение сопричастности к постановке задачи.
По возможности не вмешивайтесь преждевременно в процесс решения порученной задачи. Обнаружив проблемы, обсудите их с исполнителем, избегая иных действий со своей стороны.
Позаботьтесь о том, чтобы исполнитель получил всю информацию и всяческую помощь, необходимые для решения задачи.
Ограждайте исполнителя от вмешательства в его функции со стороны коллег или других руководителей.
Совместно наметив промежуточные результаты, контролируйте и обсуждайте их с исполнителем. Не упускайте случая высказать заслуженную похвалу.
Не возражайте, если исполнитель что-то делает не так, как делали бы вы сами: в конце концов, результат важнее способа его достижения (разумеется, если способ себя оправдывает).
Передача любых прав и обязанностей наверняка в какой-то мере рискованна для предприятия, поскольку не исключаются возможность ошибок, недостаток квалификации или недобросовестность исполнителя. Риск минимизируется благодаря контролю за результатами работы, который является поэтому одной из важнейших задач кадровой политики.
Проведение проверок
Проверки должны проводиться, как правило, открыто, в присутствии исполнителя. Скрытые проверки вызывают недоверие и ухудшают обстановку в коллективе.
Задайте исполнителю четкий вопрос о положении дел и потребуйте ясного ответа.
Попросите показать или продемонстрировать результаты.
Смотря по ситуации, подтвердите или покритикуйте представленные результаты.
При положительном исходе проверки похвалите исполнителя, а при выявлении недостатков предложите, если сочтете необходимым, свою помощь в их устранении.
Назначьте дату следующей проверки и обязательно проведите ее точно в срок. При контроле будьте особенно последовательны. Это даст понять исполнителю, что вы относитесь к делу всерьез, и будет стимулировать его старание.
